Аудит бизнес-процессов

Находим возможности повысить эффективность бизнеса – в самих процессах и за их пределами.

Один и тот же заказ отдел продаж, производственные специалисты и руководители проектов могут видеть совершенно по-разному. Каждый хорошо знает свою часть работы, но потери часто возникают именно между ними.

Мы собираем команду и подробно разбираем, как устроена работа компании. Прямо во время встречи строим наглядную схему процесса. Модерируем, даем рекомендации, подмечаем сильное и риски. Участники видят все на экране, уточняют детали, обнаруживают лишние действия, задержки и несогласованность между подразделениями. Тут же вместе проверяем возможные изменения. 

И наши возможности значительно шире обычного аудита бизнес-процессов. Мы разбираемся в экономике бизнеса, управлении, маркетинге, психологии потребительского выбора и брендинге. Поэтому способны увидеть в рабочих процессах гораздо больше. И оценить, как изменения в одной части компании повлияют на остальные. Иногда наиболее ценные решения обнаруживаются в самом продукте, условиях продажи, работе с клиентами или в том, как компания представляет свои преимущества.

Мы не только улучшаем существующие процессы, но и находим недостающие звенья в организации бизнеса и проектируем новые, недостающие процессы.

 

Когда особенно полезен аудит бизнес-процессов

Бизнес растет, а управлять им становится сложнее. 

Увеличиваются объемы, появляются новые направления и подразделения. Мы отдельно разбираем, как они работают вместе и как решения одного отдела влияют на остальные. Это позволяет улучшать взаимодействие между подразделениями и сохранять управляемость по мере роста компании.

Сложные проекты требуют слишком много времени и ресурсов. 

Затягиваются согласования, возникают повторные действия и допработы. Через детальную схему и совместное обсуждение мы с вашей командой легко находим, где именно возникают потери, что их вызывает и какие изменения помогут устранить причины.

Выручка есть, а прибыльность не соответствует ожиданиям. 

Здесь важно смотреть шире себестоимости отдельных операций. Возможно, часть работ не учтена в цене, условия договора создают дополнительные затраты или компания недостаточно использует коммерческий потенциал своих услуг. Наша экспертиза позволяет рассматривать экономику процессов вместе с экономикой самого предложения.

Цель: повысить эффективность продаж. 

Например, найти лишние действия, задержки и возможности ускорить продажи без увеличения нагрузки на сотрудников. В этом блоке как правило, не только процессные баги, но и неточности в самом продукте и некорректном взаимодействии с клиентом, аудиторией. Мы комплексно это разбираем и можем экспертно рекомендовать изменения сразу в нескольких направлениях.

Планируется масштабирование. 

Прежде чем расти, проверяем, какие процессы выдержат увеличение нагрузки, что потребует перестройки и каких процессов пока не хватает. При необходимости проектируем новые – с учетом будущих задач компании и взаимосвязей между подразделениями.

Как проходит работа

Разбираем процессы вместе с вашей командой

Это важная особенность нашего подхода. Интервью встроены в обсуждение, в котором участвуют специалисты и руководители, непосредственно работающие с тем или иным процессом. Мы последовательно восстанавливаем и разбираем весь путь заказа или проекта и прямо во время обсуждения создаем его подробную визуальную схему.

От того, как визуализирован процесс, зависит, что мы способны в нем заметить.

Мы используем знания о человеческом восприятии, чтобы сложная последовательность действий и взаимосвязей легко считывалась всеми участниками. Поэтому визуализация помогает обнаруживать проблемы уже в ходе совместной работы.

На схеме сразу видны роли сотрудников, передача задач и документов, точки принятия решений, повторные действия и зависимости между подразделениями.

Благодаря такой наглядности наших схем команда может одновременно видеть общую картину, замечать противоречия, уточнять детали и тут же обсуждать возможные изменения. И такой формат позволяет сразу обнаруживать расхождения в представлениях сотрудников. Один отдел считает, что передал задачу полностью, другой регулярно вынужден запрашивать недостающие данные. Где-то решение зависит от человека, который формально не отвечает за этот участок.

Подробный совместный разбор помогает установить причины таких ситуаций и найти более удобные способы организации работы. А после аудита эти схемы остаются у компании как понятный рабочий инструмент для управления процессами и внедрения улучшений.

Ищем, что действительно стоит изменить

Оцениваем последовательность действий, распределение ответственности, затраты времени и ресурсов, взаимодействие подразделений и контроль результатов.

При этом учитываем особенности компании. Не каждое усложнение процесса является лишним: иногда дополнительные проверки необходимы для качества, безопасности или соблюдения обязательств перед клиентами.

Наша задача – разобраться, какие действия оправданны, где возникают потери и какие изменения принесут пользу без создания новых проблем.

 

Что еще мы можем обнаружить

Пожалуй, именно здесь проявляется одно из главных преимуществ Zurashvili Branding. 

Благодаря опыту в разных областях бизнеса мы можем видеть возможности, которые не обнаруживаются при рассмотрении процессов исключительно с организационной стороны.

Например, при анализе сложной услуги может выясниться, что значительная часть рабочего времени уходит на консультации, которые никак не отражены в цене и статусе клиента. Или что существующий порядок работы не только создает лишние расходы, но и серьезные юридические риски. А иногда компания обладает компетенциями, за которые клиенты готовы платить, но пока не рассматривает их как отдельную коммерческую ценность. и это важно доработать. 

Такие находки могут привести к рекомендациям по изменению продукта, ценообразования, договорных условий, клиентского сервиса, коммерческого предложения или позиционирования. Мы оцениваем эти возможности с учетом экономики компании, ее ресурсов и последствий для других направлений работы.

Клиент получает больше, чем разбор бизнес-процессов: мы используем свою экспертизу, чтобы найти дополнительные возможности усиления бизнеса там, где для этого есть реальные основания.
 

Что остается у компании после аудита

Наглядные схемы усиленных бизнес-процессов. Руководители и сотрудники получают картину каждого процесса, взаимосвязей и распределения ответственности.

Разработка новых бизнес-процессов. Иногда аудит показывает, что важные задачи остаются без чёткой организации или распределены между подразделениями без единой логики. Мы выявляем, какие процессы необходимо создать или выделить в самостоятельные, определяем их этапы, ответственность и связи с остальной работой компании.

Конкретные предложения по улучшению. Что стоит изменить, упростить, перераспределить или дополнительно контролировать в бизнесе. Какие действия требуют пересмотра и почему.

Рекомендации за пределами процессов. Выявленные в ходе аудита возможности повышения прибыльности, улучшения продукта, сервиса, коммерческого предложения и других направлений бизнеса.

Приоритеты изменений. Какие решения можно реализовать сравнительно быстро, а какие потребуют дополнительной подготовки или ресурсов.

Мы подробно обсуждаем выводы с командой клиента. Важно, чтобы руководители понимали причины предлагаемых изменений и могли использовать рекомендации в работе.

 

Формат и стоимость

Аудит может охватывать отдельный процесс, несколько направлений или взаимосвязанные процессы компании. Работа проводится онлайн или очно. Состав участников, количество встреч и глубину анализа определяем исходя из задачи. Стоимость рассчитываем после предварительного обсуждения. Она зависит от количества процессов, сложности деятельности компании и необходимого объема работы.
Мы работаем с компаниями из разных сфер, от сложных услуг КЭР, где клиенты крупнейшие компании России, а процесс может занимать год и имеет сложные взаимодействия внутри всей бизнес-системы, до мини-процессов, где находим усиления даже на коротких дистанциях. 

Заказать и обсудить аудит бизнес-процессов можно по телефону +7 968 107 0702, Ольга